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Die Aufgabe dient der Unterstützung der Abteilung. Sie beinhaltet die inhaltliche sowie administrative Unterstützung wesentlicher Prozesse in der Medizin.
Verantwortlichkeiten
Die Verantwortlichkeit erstreckt sich über die inhaltliche und administrative Unterstützung für den Bereich Medizin. Zu den Tätigkeiten im Einzelnen zählen u.a. die Unterstützung in der Zusammenstellung wiederkehrender Dokumentationen in der Medizin, wie z.B. des Monatsbericht aus allen Bereichen, die Aktualisierung und Überarbeitung von Hintergrundinformationen z.B. Gesamt-Präsentation für die Abteilung Medizin, die Stellvertretung in Budget-Kontrolle, die Übernahme der organisatorischen & koordinativen Arbeit zu den großen Vifor-eigenen Medical Education Programmen (v.a. „Spotlight nephrology“ und „We for Life“)
Aufgaben
1. Unterstützung Abteilung Medizin:
- Aktualisierung und Überarbeitung von Hintergrundinformationen z.B. Gesamt-Präsentation für die Abteilung Medizin
- Generierung von monatlichen Übersichten zur Berichterstattung der abteilungsspezifischen Ergebnisse
- Zusammenfassung von allen Monatsberichten für die Abteilung Medizin
- Stellvertretung
- Hotel- und Travelmanagement inkl. Reisekosten- und Kreditkartenabrechnung für den Direktor Medizin und denMedical Manager, Budget- und Kostenkontrolle - monatliche Budgettermine mit DM, MMs, MMSL und M PV & Comp.
- Kostenkontrolle und Controlling in (DAGO - Access 2010)
- Monatliche Dienstplanerstellung (Med-Info-Dienste) der Medical Manager und Kommunikation an Assistentinnen
- Koordination / Organisation der Med-Meetings (Raumbelegung, Agenda, Minutes)
- Organisation von Telefonkonferenzen (Arkadin/Lync)
2. Medizinische Anfragen:
- Unter Nutzung von E-Mail-Templates Aufnahme medizinischer Anfragen, Nebenwirkungsmeldungen bzw. sicherheitsrelevanter Informationen (z.B. Arzneimittelexposition in Schwangerschaft/Stillzeit, Off-Label-Use, etc.) von Ärzten, Apotheken, Krankenhäusern und Patienten mit umgehender Weiterleitung an die MedInfo bzw. Pharmakovigilanz der Vifor Pharma Deutschland GmbH; medizinische Notfälle werden an den diensthabenden MedInfo sofort durchgestellt. Ggf. werden Fachinformation an die anfragenden Ärzte/Apotheker gefaxt. Aufnahme und Weiterleitung sämtlicher Informationen über Arzneimittelnebenwirkungen, Beschwerden und Verdacht auf Fälschungen
3. Veranstaltungen:
- Übernahme der organisatorischen & koordinativen Arbeit zu den großen Vifor-eigenen Medical Education Programmen (v.a. „Spotlight nephrology“ und „We for Life“).
- Koordinatin externer Dienstleister
- Veranstaltungsmanagement
- Crossfunktionale Abstimmung mit Medical intern, den MSL Managern, Abteilung Marketing, Abteilung Market Access, Sales bei der Programmerstellung
- Projektmanagement
Anforderungen:
- Abgeschlossene naturwissenschaftliche Berufsausbildung, alternativ kaufmännische Ausbildung mit anderweitig erworbenem naturwissenschaftlichen Wissen
- Erste Berufserfahrung im Projektmanagement wünschenswert
- Sehr gute MS-Office-Kenntnisse
- Professionelle, präzise Ausdrucksweise in Wort und Schrift
- Gute Englischkenntnisse
- Integrität und Zuverlässigkeit
- kommunikativ, aufgeschlossen und teamorientiert
Erwünschtes Anforderungsprofil:
- Mehrjährige Erfahrung im Assistenzbereich